De opmars van e-facturatie tussen ondernemingen verhoogt de efficiëntie van financiële processen aanzienlijk. In veel organisaties worden inkomende facturen vandaag automatisch via Peppol doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Hoewel dit operationele voordelen biedt, creëert het tegelijk nieuwe risico’s die vanuit financieel management niet mogen worden onderschat.

In commerciële geschillen komt het steeds vaker voor dat een klant of leverancier een gesprek opneemt zonder dit te melden, om de opname later als bewijs te gebruiken. Voor uw onderneming is de kernvraag niet alleen of dit mag, maar welk risico dit inhoudt.

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Als financieel manager wilt u uw risico’s bij wanbetaling maximaal beperken. Eén krachtig juridisch instrument daarvoor is het eigendomsvoorbehoud. Hiermee behoudt u de eigendom van geleverde goederen totdat de klant volledig heeft betaald. Dit principe heeft belangrijke implicaties bij niet-betaling.

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Les factures destinées à d'autres entreprises ne peuvent plus être envoyées sous forme papier ou au format PDF par e-mail. Ils ne se retrouvent donc plus dans la boîte aux lettres. Par conséquent, les factures électroniques sont remarquablement souvent payées en retard. Le délai est de 14 jours maximum, contre 10 jours par e-mail.
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, est désormais tenue de facturer les autres entreprises via le réseau Peppol. La facturation électronique est obligatoire en Belgique depuis le 1er janvier pour toutes les transactions entre entreprises. Cette administration doit passer par le réseau Peppol, un réseau sécurisé d'échange de documents électroniques. Mais vous devez éviter que les factures « disparaissent » dans une boîte aux lettres numérique. C'est là que les choses se compliquent aujourd'hui.

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Les factures étrangères impayées ont un impact direct sur vos flux de trésorerie, votre fonds de roulement et votre risque de crédit. Une restauration rapide et rentable est donc essentielle. Heureusement, il existe des procédures en Europe qui vous permettent d'obtenir un titre exécutoire sans avoir à engager une action en justice classique et fastidieuse.

Vous trouverez ci-dessous le plan pratique étape par étape et les bons choix pour chaque situation.

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En tant qu'entrepreneur, il est essentiel de faire attention aux factures reçues. Si une facture n'est pas contestée à temps, elle est présumée acceptée (art. 8.11 du Code civil néerlandais). Dans la pratique, cela signifie qu'une réclamation tardive est rarement acceptée et que le paiement reste généralement exécutoire. Cependant, il existe des exceptions et des nuances que vous devez connaître en tant que professionnel de la finance.

Vous recevrez une facture d'un fournisseur pour une livraison effectuée il y a quatre ans. N'est-ce pas il y a un peu longtemps, devez-vous encore payer pour cela ? Qu'est-ce que cela fonctionne exactement et qu'en a pensé le juge au final ?

Aucune nouvelle, bonne nouvelle !

La loi stipule que toute facture incontestée peut être considérée comme une facture acceptée et doit donc être payée par le client. Du moins si vous facturez une entreprise, car des principes différents s'appliquent aux factures aux particuliers. Toutefois, les commerçants doivent protester contre la facture en question dans un délai raisonnable s'ils envisagent de ne pas la payer.

La nature exacte de ce délai raisonnable n'est pas précisée, mais dans la pratique, un délai d'environ deux semaines après réception de la facture est considéré comme raisonnable pour une réclamation en temps utile (légèrement plus long pour les factures complexes).

Le litige peut également avoir lieu de différentes manières, par exemple par courrier recommandé ou par e-mail. Dans tous les cas, ce n'est pas une mauvaise chose de mentionner dans vos conditions générales comment et quand les clients peuvent protester contre les factures.

Jusqu'à présent, les formalités, mais que se passe-t-il si votre client conteste votre facture ?

Un client vous demande de créditer votre facture et d'envoyer une nouvelle facture à son entreprise. Ou quelqu'un d'autre paie la facture de votre client. Y a-t-il quelque chose qui ne va pas avec cela ? Quels points d'attention devez-vous prendre en compte ?