Les factures destinées à d'autres entreprises ne peuvent plus être envoyées sous forme papier ou au format PDF par e-mail. Ils ne se retrouvent donc plus dans la boîte aux lettres. Par conséquent, les factures électroniques sont remarquablement souvent payées en retard. Le délai est de 14 jours maximum, contre 10 jours par e-mail.
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, est désormais tenue de facturer les autres entreprises via le réseau Peppol. La facturation électronique est obligatoire en Belgique depuis le 1er janvier pour toutes les transactions entre entreprises. Cette administration doit passer par le réseau Peppol, un réseau sécurisé d'échange de documents électroniques. Mais vous devez éviter que les factures « disparaissent » dans une boîte aux lettres numérique. C'est là que les choses se compliquent aujourd'hui.

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Les factures étrangères impayées ont un impact direct sur vos flux de trésorerie, votre fonds de roulement et votre risque de crédit. Une restauration rapide et rentable est donc essentielle. Heureusement, il existe des procédures en Europe qui vous permettent d'obtenir un titre exécutoire sans avoir à engager une action en justice classique et fastidieuse.

Vous trouverez ci-dessous le plan pratique étape par étape et les bons choix pour chaque situation.

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En tant qu'entrepreneur, il est essentiel de faire attention aux factures reçues. Si une facture n'est pas contestée à temps, elle est présumée acceptée (art. 8.11 du Code civil néerlandais). Dans la pratique, cela signifie qu'une réclamation tardive est rarement acceptée et que le paiement reste généralement exécutoire. Cependant, il existe des exceptions et des nuances que vous devez connaître en tant que professionnel de la finance.

Vous recevrez une facture d'un fournisseur pour une livraison effectuée il y a quatre ans. N'est-ce pas il y a un peu longtemps, devez-vous encore payer pour cela ? Qu'est-ce que cela fonctionne exactement et qu'en a pensé le juge au final ?

Aucune nouvelle, bonne nouvelle !

La loi stipule que toute facture incontestée peut être considérée comme une facture acceptée et doit donc être payée par le client. Du moins si vous facturez une entreprise, car des principes différents s'appliquent aux factures aux particuliers. Toutefois, les commerçants doivent protester contre la facture en question dans un délai raisonnable s'ils envisagent de ne pas la payer.

La nature exacte de ce délai raisonnable n'est pas précisée, mais dans la pratique, un délai d'environ deux semaines après réception de la facture est considéré comme raisonnable pour une réclamation en temps utile (légèrement plus long pour les factures complexes).

Le litige peut également avoir lieu de différentes manières, par exemple par courrier recommandé ou par e-mail. Dans tous les cas, ce n'est pas une mauvaise chose de mentionner dans vos conditions générales comment et quand les clients peuvent protester contre les factures.

Jusqu'à présent, les formalités, mais que se passe-t-il si votre client conteste votre facture ?

Un client vous demande de créditer votre facture et d'envoyer une nouvelle facture à son entreprise. Ou quelqu'un d'autre paie la facture de votre client. Y a-t-il quelque chose qui ne va pas avec cela ? Quels points d'attention devez-vous prendre en compte ?

L'un de vos clients ne paie pas ses factures et sa situation financière est précaire en raison de la crise actuelle du coronavirus. Vous envisagez donc de faire saisir ses biens rapidement. Cependant, cela a-t-il du sens et, d'ailleurs, n'y aura-t-il pas de toute façon un nouveau « cessez-le-feu » pour les faillites ?

Lorsque vous passez une commande importante pour un nouveau client, vous devez naturellement vous assurer que le paiement est effectué correctement. Sous prétexte que « la confiance, c'est bien, mais le contrôle, c'est mieux », mieux vaut demander une avance par mesure de sécurité. Mais est-ce possible juste comme ça ? Y a-t-il certaines limites que vous devez respecter ? Et pourquoi est-il important d'inclure explicitement une telle avance dans vos contrats ?

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Un client ne paie pas une petite facture. Cependant, vous vous méfiez des frais d'avocat. Vous ne pouvez donc pas vous adresser vous-même au tribunal sans l'intervention d'un avocat ? Comment procédez-vous à cet égard ?