Scénario 1 : le client conteste immédiatement la facture pour une raison claire.

Supposons que le client conteste votre facture et invoque l'une des raisons suivantes :

• La facture n'a pas été établie correctement ou contient des informations de facturation incorrectes
• Les performances ne sont pas conformes à ce qui a été convenu
• Les marchandises sont arrivées endommagées
• ...

Dans ces cas, le litige constitue une relativement bonne nouvelle. En effet, vous pouvez corriger l'erreur assez facilement (établir une nouvelle facture, envoyer de nouvelles marchandises, envoyer une copie des accords conclus, etc.). Habituellement, ces actions ou toute autre proposition commerciale suffisent à amener le client à payer la facture.

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Scénario 2 : un client conteste la facture sans raison particulière

Si le client conteste votre facture assez tard ou sans raison apparente, tout devient un peu plus complexe. Les biens ou services sont souvent déjà partiellement ou totalement consommés, ce qui rend plus difficile la détection de tout problème ou dommage. Dans ce cas, il est préférable de se référer au délai de réclamation que vous avez défini dans vos conditions générales de vente et d'espérer que le client accepte cet argument de contestation tardive. Sinon, vous pouvez toujours régler le litige tardif devant les tribunaux, mais c'est probablement un scénario que vous voulez éviter à tout prix.

Dans tous les cas, il est préférable de se renseigner sur la cause de la gêne et de formuler une proposition commerciale à cet effet. Même si vous êtes pleinement dans vos droits.

Comment réduire le risque de contestation d'une facture ?

Assurez-vous de faire clairement référence aux conditions générales de facturation et aux conditions générales sur vos factures. Si vous imprimez les conditions générales au dos de votre papier à en-tête, il est préférable d'indiquer au recto de votre facture qu'elles se trouvent au verso.

Les boutiques en ligne vous demandent souvent explicitement d'accepter les conditions générales par le biais d'un opt-in avant de passer une commande. Pour les transactions hors ligne, vous pouvez demander au client de signer les conditions une fois ou pour chaque transaction.

Pour éviter de contester une facture, il est également judicieux de faire signer les devis, les bons de commande et les bons de livraison.

Répondez immédiatement si votre client conteste une facture. Souvent, le problème peut être résolu rapidement. Laisser le dossier derrière vous et ignorer votre client pendant un certain temps ou commencer à le prévenir peut s'avérer contre-productif.

Si votre client s'en tient à son point de vue

Si le contact avec votre client est difficile, il vaut vraiment la peine de faire appel à un médiateur externe, tel que le spécialiste du recouvrement de créances Trivion. Ils peuvent négocier objectivement avec votre client et il y a de fortes chances que celui-ci explique de manière plus honnête et plus complète pourquoi la facture en question est contestée. Donc, plus d'informations avec lesquelles travailler.

Dans certains cas, il peut être convenu que la partie incontestée de la facture sera déjà payée et le solde dès qu'une solution ou un compromis aura été trouvé. De cette façon, vous avez déjà quelques signes de bonne volonté et le risque financier est déjà quelque peu limité.

Si le client s'avère catégorique, nous suivrons toutes les étapes de restauration et compilerons ainsi un dossier complet et légalement correct. Si le recouvrement amiable s'avère infructueux, vous pouvez donc toujours engager une procédure judiciaire.