Brandstofprijzen stegen de laatste tijd sterk. Als CFO wilt u die kostenstijging doorrekenen, maar de juridische speelruimte verschilt sterk naargelang het type contract.

‍

Voor een CFO begint cashflowmanagement niet bij debiteuren of betalingstermijnen - het begint bij de order. Toch is orderverwerking zelden een prioriteit op de finance-agenda. Dat is een dure vergissing.

‍

De opmars van e-facturatie tussen ondernemingen verhoogt de efficiëntie van financiële processen aanzienlijk. In veel organisaties worden inkomende facturen vandaag automatisch via Peppol doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Hoewel dit operationele voordelen biedt, creëert het tegelijk nieuwe risico’s die vanuit financieel management niet mogen worden onderschat.

In commerciële geschillen komt het steeds vaker voor dat een klant of leverancier een gesprek opneemt zonder dit te melden, om de opname later als bewijs te gebruiken. Voor uw onderneming is de kernvraag niet alleen of dit mag, maar welk risico dit inhoudt.

‍

Als financieel manager wilt u uw risico’s bij wanbetaling maximaal beperken. Eén krachtig juridisch instrument daarvoor is het eigendomsvoorbehoud. Hiermee behoudt u de eigendom van geleverde goederen totdat de klant volledig heeft betaald. Dit principe heeft belangrijke implicaties bij niet-betaling.

‍

Facturen naar andere ondernemingen mogen niet langer op papier of als pdf per e-mail verstuurd worden. Ze komen dus niet meer in de mailbox terecht. Hierdoor worden e-facturen opvallend vaak laattijdig betaald. De termijn loopt op tot 14 dagen, terwijl dat per mail 10 dagen was.
Elk bedrijf, hoe klein ook, moet nu aan andere ondernemingen verplicht factureren via het Peppol-netwerk. De elektronische facturatie is in België sinds 1 januari verplicht voor alle transacties tussen ondernemingen. Die administratie moet via het Peppol-netwerk verlopen, een beveiligd netwerk om elektronische documenten uit te wisselen. Maar u moet vermijden dat facturen ‘verdwijnen’ in een digitale brievenbus. Net daar loopt het vandaag moeilijk.

‍

Onbetaalde buitenlandse facturen hebben een directe impact op uw cashflow, werkkapitaal en kredietrisico. Een snelle en kostenefficiënte invordering is daarom essentieel. Gelukkig bestaan er binnen Europa procedures waarmee u zonder een klassieke, tijdrovende rechtszaak toch een uitvoerbare titel kunt verkrijgen.

Hieronder vindt u het praktische stappenplan en de juiste keuzes per situatie.

‍

Als ondernemer is het essentieel om aandacht te besteden aan ontvangen facturen. Wordt een factuur niet tijdig betwist, dan wordt ze vermoed aanvaard te zijn (art. 8.11 BW). In de praktijk betekent dit dat een laattijdig protest zelden wordt aanvaard en de betaling doorgaans afdwingbaar blijft. Toch zijn er uitzonderingen en nuancepunten die u als financieel professional moet kennen.

U krijgt een factuur van een leverancier voor een levering van vier jaar geleden. Is dat nu niet wat lang geleden, moet u dat nog wel betalen? Hoe zit dat precies en wat vond de rechter daar uiteindelijk allemaal van?