.svg)
NL
NL
Facturen naar andere ondernemingen mogen niet langer op papier of als pdf per e-mail verstuurd worden. Ze komen dus niet meer in de mailbox terecht. Hierdoor worden e-facturen opvallend vaak laattijdig betaald. De termijn loopt op tot 14 dagen, terwijl dat per mail 10 dagen was.
Elk bedrijf, hoe klein ook, moet nu aan andere ondernemingen verplicht factureren via het Peppol-netwerk. De elektronische facturatie is in België sinds 1 januari verplicht voor alle transacties tussen ondernemingen. Die administratie moet via het Peppol-netwerk verlopen, een beveiligd netwerk om elektronische documenten uit te wisselen. Maar u moet vermijden dat facturen ‘verdwijnen’ in een digitale brievenbus. Net daar loopt het vandaag moeilijk.
.png)
De softwareontwikkelaar Teamleader analyseerde het betaalgedrag van bijna 750.000 uitgaande facturen in november en december - voor de verplichte invoering van de e-facturatie dus. Ongeveer een kwart daarvan werd via Peppol verstuurd. De conclusie: e- facturen worden trager betaald dan facturen via e-mail, zonder duidelijk verschil tussen grotere of kleinere bedrijven. In december werden niet-Peppolfacturen volgens de mediaan na 10 dagen betaald, terwijl e- facturen via Peppol een mediaan van 14 dagen haalden. In november was dat verschil nog meer uitgesproken. Facturen via e-mail werden gemiddeld na 11 dagen betaald, terwijl Peppol-facturen pas na 20 dagen werden vereffend - al werd uiteindelijk 90 procent van die facturen betaald.
‘Voor kmo’s is dat niet onschuldig. Volgens de recentste KMOnitor van Teamleader (waarin de financiële gezondheid van kmo’s geanalyseerd wordt, red.) heeft 43,6 procent minder dan drie maanden cashbuffer’, verduidelijkt Jeroen De Wit, CEO van Teamleader. Het probleem ligt niet bij de technologie - Peppol werkt snel - maar bij de praktijk: waar komt uw factuur binnen, ziet u ze op tijd, en volgt er meteen actie? Dit zijn vijf manieren om laattijdige betaling te vermijden.
1) Maak een vaste gewoonte van de controle van uw digitale brievenbus
Een e-mailfactuur komt rechtstreeks in uw inbox en springt sneller in het oog. ‘E-facturatie faalt niet door Peppol, maar door gewoontes. Facturen moeten terechtkomen op de plek waar ondernemers elke dag werken. Anders blijven ze liggen, hoe digitaal ze ook zijn. Plan daarom vaste checkmomenten om uw digitale brievenbus te controleren.
2) Zet notificaties aan
Laat uw software u waarschuwen wanneer een factuur binnenkomt. Zo vermijdt u dat een factuur technisch correct is afgeleverd, maar onopgemerkt blijft.
‘We merken dat sommige ondernemers nog niet gewend zijn om met e-facturatie te werken. Zorg dat je toepassing een mailtje stuurt als een factuur is toegekomen. Dit is eenvoudig in te stellen in de meeste toepassingen. En vergeet dan ook zeker niet te kijken’, zegt Bart Van Coile, de voorzitter van het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants.
3) Controleer spam
Krijgt een ondernemer meldingen of herinneringen via e-mail, dan kan spam ervoor zorgen dat die onopgemerkt blijven. Het is daarom aangewezen om geregeld de spam- of junkfolder te controleren en het afzenderdomein van de gebruikte tool en vaste leveranciers te whitelisten. Concreet betekent dat: het e-mailadres op een ‘witte lijst’ plaatsen, zodat berichten van die afzenders niet langer in spam terechtkomen.
4) Duid intern een verantwoordelijke aan
Het klinkt eenvoudig, maar het voorkomt heel wat chaos: spreek af wie inkomende facturen opvolgt, wie ze goedkeurt en wie de betaling uitvoert. Wijs één vaste verantwoordelijke aan voor de inbox, en voorzie in een back-up bij afwezigheid.
5) Blijf herinneringen sturen
Herinneringen zijn niet nieuw en veranderen niet wezenlijk door e-facturatie, of ze nu via mail of op papier verlopen. Peppol vervangt vooral het kanaal waarop de factuur wordt afgeleverd, niet de nood aan opvolging. Wie vandaag rappels stuurt bij laattijdige betaling, doet er goed aan dat ook met e-facturen te blijven doen.
.svg)
Het tijdig leveren van bestelde goederen is essentieel voor klanttevredenheid en wettelijke naleving. Maar binnen welke termijn moet je precies leveren? Verschillen de regels als je zaken doet met particulieren (B2C) of met andere ondernemers (B2B)? We leggen het voor je uit en geven enkele praktische tips.
29/05/2025
Een klant betaalt een kleine factuur niet. U ziet echter op tegen de kosten van een advocaat. Kunt u dan niet zelf naar de rechtbank stappen, zonder tussenkomst van een advocaat? Hoe gaat u daarbij te werk?
03/06/2025
U krijgt een factuur van een leverancier voor een levering van vier jaar geleden. Is dat nu niet wat lang geleden, moet u dat nog wel betalen? Hoe zit dat precies en wat vond de rechter daar uiteindelijk allemaal van?
10/06/2025
Als je net niet van je stoel viel na alles wat je op onze website las en daardoor de demo-knoppen gemist hebt, kan je ons ook altijd zo een vraag stellen. Vul het formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
.svg)
.svg)
.svg)