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Les factures destinées à d'autres entreprises ne peuvent plus être envoyées sous forme papier ou au format PDF par e-mail. Ils ne se retrouvent donc plus dans la boîte aux lettres. Par conséquent, les factures électroniques sont remarquablement souvent payées en retard. Le délai est de 14 jours maximum, contre 10 jours par e-mail.
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, est désormais tenue de facturer les autres entreprises via le réseau Peppol. La facturation électronique est obligatoire en Belgique depuis le 1er janvier pour toutes les transactions entre entreprises. Cette administration doit passer par le réseau Peppol, un réseau sécurisé d'échange de documents électroniques. Mais vous devez éviter que les factures « disparaissent » dans une boîte aux lettres numérique. C'est là que les choses se compliquent aujourd'hui.
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Le développeur de logiciels Teamleader a analysé le comportement de paiement de près de 750 000 factures sortantes en novembre et décembre, avant l'introduction obligatoire de la facturation électronique. Environ un quart d'entre eux ont été envoyés via Peppol. Conclusion : les factures électroniques sont payées plus lentement que les factures par e-mail, sans différence claire entre les grandes et les petites entreprises. En décembre, les factures non liées à PEPPOL ont été payées au bout de 10 jours selon la médiane, tandis que les factures électroniques via Peppol ont atteint une médiane de 14 jours. En novembre, cette différence était encore plus marquée. En moyenne, les e-mails étaient payés au bout de 11 jours, tandis que les factures de Peppol n'étaient réglées qu'au bout de 20 jours, bien que 90 % de ces factures aient finalement été réglées.
« Pour les PME, ce n'est pas innocent. Selon le dernier KMonitor de Teamleader (qui analyse la santé financière des PME, ndlr), 43,6 % ont moins de trois mois de marge de trésorerie », explique Jeroen De Wit, PDG de Teamleader. Le problème ne vient pas de la technologie - Peppol fonctionne rapidement - mais de la pratique : où arrive votre facture, la voyez-vous à temps et y a-t-il une action immédiate ? Voici cinq moyens d'éviter les retards de paiement.
1) Prenez l'habitude de consulter régulièrement votre boîte aux lettres numérique
Une facture par e-mail arrive directement dans votre boîte de réception et attire plus rapidement l'attention. « La facturation électronique n'est pas un échec à cause de Peppol, mais à cause des habitudes. Les factures doivent se retrouver là où les entrepreneurs travaillent tous les jours. Sinon, ils y resteront, même s'ils sont numériques. Par conséquent, planifiez des points de contrôle fixes pour vérifier votre boîte aux lettres numérique.
2) Activer les notifications
Laissez votre logiciel vous avertir lorsqu'une facture arrive. De cette façon, vous évitez qu'une facture ait été livrée correctement sur le plan technique mais qu'elle passe inaperçue.
« Nous remarquons que certains entrepreneurs n'ont pas encore l'habitude de travailler avec la facturation électronique. Assurez-vous que votre application envoie un e-mail lorsqu'une facture arrive. Cela est facile à configurer dans la plupart des applications. Et n'oubliez pas de regarder », déclare Bart Van Coile, président de l'Institut des conseillers fiscaux et comptables.
3) Vérifiez les spams
Si un entrepreneur reçoit des notifications ou des rappels par e-mail, le spam peut faire en sorte qu'il passe inaperçu. Il est donc conseillé de vérifier régulièrement le dossier des courriers indésirables et de mettre sur liste blanche le domaine de l'expéditeur de l'outil utilisé et les fournisseurs habituels. Concrètement, cela signifie : mettre l'adresse e-mail sur une « liste blanche » afin que les messages de ces expéditeurs ne se retrouvent plus dans le spam.
4) Désigner une personne responsable en interne
Cela semble simple, mais cela évite beaucoup de chaos : déterminez qui suit les factures entrantes, qui les approuve et qui effectue le paiement. Désignez une personne permanente responsable de la boîte de réception et fournissez des renforts en cas d'absence.
5) Continuez à envoyer des rappels
Les rappels ne sont pas nouveaux et ne changent pas de manière substantielle en raison de la facturation électronique, qu'ils soient envoyés par e-mail ou sur papier. Peppol remplace principalement le canal par lequel la facture est livrée, et non le besoin de suivi. Si vous envoyez des rappels aujourd'hui en cas de retard de paiement, il est conseillé de continuer à faire de même avec les factures électroniques.
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