De opmars van e-facturatie tussen ondernemingen verhoogt de efficiëntie van financiële processen aanzienlijk. In veel organisaties worden inkomende facturen vandaag automatisch via Peppol doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Hoewel dit operationele voordelen biedt, creëert het tegelijk nieuwe risico’s die vanuit financieel management niet mogen worden onderschat.

In commerciële geschillen komt het steeds vaker voor dat een klant of leverancier een gesprek opneemt zonder dit te melden, om de opname later als bewijs te gebruiken. Voor uw onderneming is de kernvraag niet alleen of dit mag, maar welk risico dit inhoudt.

‍

Als financieel manager wilt u uw risico’s bij wanbetaling maximaal beperken. Eén krachtig juridisch instrument daarvoor is het eigendomsvoorbehoud. Hiermee behoudt u de eigendom van geleverde goederen totdat de klant volledig heeft betaald. Dit principe heeft belangrijke implicaties bij niet-betaling.

‍

Facturen naar andere ondernemingen mogen niet langer op papier of als pdf per e-mail verstuurd worden. Ze komen dus niet meer in de mailbox terecht. Hierdoor worden e-facturen opvallend vaak laattijdig betaald. De termijn loopt op tot 14 dagen, terwijl dat per mail 10 dagen was.
Elk bedrijf, hoe klein ook, moet nu aan andere ondernemingen verplicht factureren via het Peppol-netwerk. De elektronische facturatie is in België sinds 1 januari verplicht voor alle transacties tussen ondernemingen. Die administratie moet via het Peppol-netwerk verlopen, een beveiligd netwerk om elektronische documenten uit te wisselen. Maar u moet vermijden dat facturen ‘verdwijnen’ in een digitale brievenbus. Net daar loopt het vandaag moeilijk.

‍

Onbetaalde buitenlandse facturen hebben een directe impact op uw cashflow, werkkapitaal en kredietrisico. Een snelle en kostenefficiënte invordering is daarom essentieel. Gelukkig bestaan er binnen Europa procedures waarmee u zonder een klassieke, tijdrovende rechtszaak toch een uitvoerbare titel kunt verkrijgen.

Hieronder vindt u het praktische stappenplan en de juiste keuzes per situatie.

‍

Als ondernemer is het essentieel om aandacht te besteden aan ontvangen facturen. Wordt een factuur niet tijdig betwist, dan wordt ze vermoed aanvaard te zijn (art. 8.11 BW). In de praktijk betekent dit dat een laattijdig protest zelden wordt aanvaard en de betaling doorgaans afdwingbaar blijft. Toch zijn er uitzonderingen en nuancepunten die u als financieel professional moet kennen.

U krijgt een factuur van een leverancier voor een levering van vier jaar geleden. Is dat nu niet wat lang geleden, moet u dat nog wel betalen? Hoe zit dat precies en wat vond de rechter daar uiteindelijk allemaal van?

Geen nieuws, goed nieuws!

De wet stelt dat elke niet-betwiste factuur als een geaccepteerde factuur beschouwd mag worden en dus betaald moet worden door de klant. Tenminste als u een onderneming factureert, want bij facturen aan particulieren gelden andere principes. Handelaren moeten de factuur in kwestie wel binnen een redelijke termijn protesteren als ze van plan zijn om die niet te betalen.

Wat die redelijke termijn precies inhoudt, is niet gespecificeerd, maar in de praktijk wordt een termijn van ongeveer 2 weken na ontvangst van de factuur als billijk beschouwd voor tijdig protest (iets langer voor complexe facturen).

De betwisting kan ook op verschillende manieren gebeuren, bijvoorbeeld per aangetekend schrijven of per e-mail. Het is hoe dan ook geen slechte zaak om in uw Algemene Voorwaarden te vermelden hoe en wanneer klanten facturen kunnen protesteren.

Tot daar de formaliteiten, maar wat nu als uw klant uw factuur betwist?

Een klant vraagt u om uw factuur aan hem te crediteren en een nieuwe factuur naar zijn vennootschap te sturen. Of iemand anders betaalt de factuur van uw klant. Is daar iets mis mee? Met welke aandachtspunten moet u rekening houden?