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Dein Lieferant berechnet dir zu viel und du beanstandest die Rechnung. Musst du dabei auch angeben, welchen Betrag du dennoch zahlen willst? Und ist es sinnvoll, diesen Teil bereits zu bezahlen – oder wartest du besser noch?
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Schnelles Reagieren ist entscheidend. Bist du mit einer Rechnung nicht einverstanden, solltest du sie so rasch wie möglich beanstanden. Tust du das nicht, darf dein Lieferant davon ausgehen, dass du mit der Rechnung einverstanden bist.
Teilweise Beanstandung
Dein Widerspruch muss konkret sein: Erkläre klar, warum du beanstandest. Häufig betrifft der Protest nicht die gesamte Rechnung, sondern nur einen Teil davon.
Grundsätzlich gilt: Wer eine Rechnung nur teilweise beanstandet, muss den unbestrittenen Teil auch bezahlen. Dennoch kommt es oft vor, dass man zunächst die gesamte Rechnung beanstandet und nichts bezahlt.
Kurzfristig kann es strategisch sinnvoll sein, mit der Zahlung noch etwas zu warten – auch wenn du nur einen Teil beanstandest –, um Druck aufzubauen, etwa wenn vom Lieferanten noch eine Leistung erwartet wird.
Warte zunächst ab, ob der Lieferant den Protest akzeptiert und eine Gutschrift für den beanstandeten Teil ausstellt. Viele empfinden es als umständlich, eine Rechnung nur teilweise zu verbuchen. Um die Buchhaltung zu vereinfachen, ist es oft sinnvoller, zuerst eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung zu verlangen.
Manchmal ist es nicht eindeutig, welcher Betrag tatsächlich geschuldet ist, etwa weil die Berechnung komplex ist. Du findest zum Beispiel, dass dein Auftragnehmer zu viele Stunden berechnet hat, weißt aber nicht genau, was noch angemessen wäre. In solchen Fällen ist meist weitere Verhandlung nötig.
Den unbestrittenen Teil trotzdem bezahlen?
Zu lange solltest du damit nicht warten. Wenn der Lieferant den Druck erhöht und ein Gerichtsverfahren droht, ist eine Teilzahlung vor Klageerhebung sehr zu empfehlen. Beanstande nur den Teil, den du wirklich bestreiten kannst, und bezahle den Rest.
Hat dein Lieferant bereits einen (großen) Teil der Rechnung erhalten, wird die Hürde höher, für den verbleibenden Betrag einen Anwalt einzuschalten – vor allem, wenn es nur um eine kleinere Summe geht.
Wirst du vom Gericht für den unbestrittenen Teil in die Pflicht genommen, musst du auch dafür Gerichtskosten, Verfahrenskosten, Zinsen und eventuell Inkassokosten zahlen. Zudem steigt der Streitwert, wodurch auch die pauschale Anwaltskostenvergütung höher ausfällt. Diese Zusatzkosten kannst du vermeiden, indem du den unbestrittenen Teil frühzeitig begleichst.
Außerdem wirkt dein Vorgehen glaubwürdiger: Du erscheinst nicht als „Zahlungssäumiger“, was auch deiner Position beim bestrittenen Teil zugutekommt.
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Keine Nachricht ist gute Nachricht!
Das Gesetz sieht vor, dass jede nicht bestrittene Rechnung als akzeptiert gelten darf und somit vom Kunden bezahlt werden muss. Zumindest dann, wenn du ein Unternehmen in Rechnung stellst – denn bei Rechnungen an Privatpersonen gelten andere Regeln. Unternehmer müssen die betreffende Rechnung innerhalb einer angemessenen Frist beanstanden, wenn sie nicht zahlen möchten.
Was „angemessen“ genau bedeutet, ist nicht festgelegt. In der Praxis gilt jedoch eine Frist von etwa zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung als fair, um rechtzeitig zu widersprechen (bei komplexen Rechnungen etwas länger).
Der Widerspruch kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, z. B. per Einschreiben oder per E-Mail. In jedem Fall ist es sinnvoll, in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen festzuhalten, wie und bis wann Kunden Rechnungen beanstanden können.
Soweit die Formalitäten – aber was, wenn dein Kunde deine Rechnung bestreitet?
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