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Keine Nachricht ist gute Nachricht!
Das Gesetz sieht vor, dass jede nicht bestrittene Rechnung als akzeptiert gelten darf und somit vom Kunden bezahlt werden muss. Zumindest dann, wenn du ein Unternehmen in Rechnung stellst – denn bei Rechnungen an Privatpersonen gelten andere Regeln. Unternehmer müssen die betreffende Rechnung innerhalb einer angemessenen Frist beanstanden, wenn sie nicht zahlen möchten.
Was „angemessen“ genau bedeutet, ist nicht festgelegt. In der Praxis gilt jedoch eine Frist von etwa zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung als fair, um rechtzeitig zu widersprechen (bei komplexen Rechnungen etwas länger).
Der Widerspruch kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, z. B. per Einschreiben oder per E-Mail. In jedem Fall ist es sinnvoll, in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen festzuhalten, wie und bis wann Kunden Rechnungen beanstanden können.
Soweit die Formalitäten – aber was, wenn dein Kunde deine Rechnung bestreitet?
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Angenommen, der Kunde bestreitet deine Rechnung und nennt z. B. einen der folgenden Gründe:
In diesen Fällen ist die Beanstandung relativ „gute“ Nachricht: Du kannst den Fehler meist unkompliziert korrigieren (eine neue Rechnung ausstellen, neue Ware liefern, eine Kopie der Vereinbarung schicken …). Häufig reichen diese Schritte – oder ein anderes kommerzielles Entgegenkommen –, damit der Kunde die Rechnung doch noch bezahlt.
Beanstandet der Kunde deine Rechnung sehr spät oder ohne klare Begründung, wird alles komplexer. Waren oder Dienstleistungen wurden oft bereits teilweise oder vollständig genutzt, wodurch es schwieriger wird, mögliche Mängel oder Schäden festzustellen.
In diesem Fall solltest du dich am besten auf die Beanstandungsfrist berufen, die du in deinen Verkaufsbedingungen festgelegt hast, und hoffen, dass der Kunde dieses Argument akzeptiert. Tut er das nicht, kannst du die verspätete Beanstandung letztlich gerichtlich klären lassen – aber das ist wahrscheinlich ein Szenario, das du unbedingt vermeiden möchtest.
Auf jeden Fall lohnt es sich, nach der Ursache des Ärgers zu fragen und trotzdem ein kommerzielles Angebot zu formulieren – auch wenn du rechtlich im Recht bist.
Verläuft der Kontakt schwierig, kann es sinnvoll sein, einen externen Vermittler einzuschalten, z. B. einen Inkasso-Spezialisten wie Trivion. Dieser kann objektiv verhandeln, und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass der Kunde ehrlicher und vollständiger erklärt, warum er die Rechnung bestreitet.
In manchen Fällen kann vereinbart werden, dass der unbestrittene Teil der Rechnung bereits bezahlt wird und der Rest, sobald eine Lösung oder ein Kompromiss gefunden wurde. So hast du zumindest ein Zeichen guten Willens, und das finanzielle Risiko ist schon etwas begrenzt.
Bleibt der Kunde unnachgiebig, durchläufst du alle Inkassoschritte und stellst ein vollständiges, rechtlich korrektes Dossier zusammen. Wenn das außergerichtliche Inkasso scheitert, kannst du anschließend ein gerichtliches Verfahren einleiten.
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