Gleichmäßiger Rahmen

Ziemlich häufige Situationen. Wer hat es als Unternehmer nicht erlebt... Sie liefern Waren oder Dienstleistungen oder erledigen bestimmte Arbeiten für einen Kunden und senden ihm dann Ihre Rechnung. Wenige Tage später erhalten Sie einen Anruf von demselben Kunden, in dem Sie gebeten werden, die Rechnung gutzuschreiben und eine neue Rechnung im Namen seines Unternehmens zu erstellen. Oder die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden geschickt haben, wird bezahlt, aber nicht vom Kunden selbst.

Kein Dreck in der Luft? Es ist jedoch am besten, eine Reihe von Dingen zu berücksichtigen. Welches dann?

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Jemand anderes bezahlt die Rechnung

Das ist perfekt. An sich ist es kein Problem, dass jemand anderes als Ihr eigentlicher Kunde Ihre Rechnungen bezahlt. Nur weil beispielsweise der Vater Ihres Kunden — und nicht Ihr Kunde selbst — die Rechnung bezahlt, heißt das nicht, dass diese Zahlung nicht gültig wäre.

Sie sollten also den Betrag, der auf Ihr Konto eingezahlt wurde, nicht zurückerstatten und darum bitten, dass die Zahlung weiterhin von Ihrem tatsächlichen Kunden geleistet wird.

Gut zu wissen. Wenn der Zahler später behauptet, dass eine unrechtmäßige Zahlung erfolgt ist (und eine Rückerstattung beantragt), muss er dies nachweisen. Wenn der gezahlte Betrag dem Rechnungsbetrag entspricht und sich die Einträge auf Ihre Rechnung (Rechnungsnummer) beziehen, kann es sein, dass er keinen Erfolg hat.

Benötigen Sie eine Rechnung für den Zahler? Nein, Sie müssen keine neue Rechnung auf den Namen des Zahlers ausstellen. Sie müssen Ihrem tatsächlichen Kunden auch keine Gutschrift senden. Die Person, die Ihre Rechnung bezahlt hat, muss in ihren Konten lediglich vermerken, dass sie einen Anspruch gegen Ihren tatsächlichen Kunden hat. Das geht Sie also nichts an. Es ist eine rein interne Angelegenheit zwischen dem endgültigen Zahler Ihrer Rechnung und Ihrem Kunden.

Willst du es trotzdem aus kommerziellen Gründen tun? Es ist möglich, dass Ihr (guter) Kunde danach fragt. Nachdem Sie die Rechnung durch diesen Dritten bezahlt haben, können Sie diesem Dritten eine Rechnung „zur Bezahlung“ und eine Gutschrift an Ihren tatsächlichen Kunden senden. Allerdings solltest du damit besser vorsichtig sein. In der Tat, wenn Sie eine Rechnung ausstellen, die nicht der Realität entspricht, riskieren Sie, sich der Fälschung schuldig zu machen und sogar strafrechtlich verurteilt zu werden. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie auf der neuen Rechnung andere Produkte oder Dienstleistungen angeben als die, die Sie Ihrem Kunden tatsächlich geliefert haben.

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Gutschrift plus neue Rechnung...

Auch kein Problem? Nein, nicht im Prinzip. Schließlich ändert man einfach den Namen auf der Rechnung (Herr X wird zum Beispiel Firma X) und eventuell die Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Solange Sie den Inhalt der Rechnung nicht ändern, ist nichts falsch.

Lass mich zuerst zahlen! Behalten Sie das unbedingt im Auge, sonst laufen Sie Gefahr, Ihr Geld nie zu sehen. Stellen Sie sich vor, das Unternehmen Ihres Kunden protestiert danach gegen die Rechnung. „Unsere Firma hat noch nie etwas bei Ihnen bestellt, Sir, das muss ein Fehler sein.“ Nun, da bist du ja. Sie können die Person (Privatkunde) auch nicht mehr selbst kontaktieren, schließlich hat sie eine Gutschrift erhalten. Bitten Sie also das Unternehmen, zuerst Ihre Rechnung zu bezahlen und warten Sie mit der Zustellung einer neuen Rechnung und Gutschrift, bis Sie die Zahlung tatsächlich auf Ihrem Konto erhalten haben.

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