1. Lage toetredingsdrempel tot uw factuurstroom

Het ondernemingsnummer fungeert binnen Peppol als unieke identificatie om facturen te ontvangen. In de praktijk betekent dit dat elke partij met toegang tot dat nummer – publiek beschikbaar – een factuur kan verzenden naar uw organisatie. De toegang tot uw inkomende factuurkanaal is dus relatief open, zonder voorafgaande validatie van de afzender.

‍
2. Automatisering zonder controle verhoogt risico’s

Wanneer e-facturen zonder tussenkomst automatisch worden verwerkt in de boekhouding, ontstaat een kwetsbaarheid in het procure-to-pay proces. Typische risico’s zijn:

• Verwerking van foutieve of dubbele facturen
• Ontvangst van facturen van onbekende of niet-gevalideerde leveranciers
• Insluiping van frauduleuze documenten

Zonder voorafgaande controle kunnen dergelijke facturen leiden tot onterechte betalingen, correcties achteraf en reputatie- of complianceproblemen.

‍

‍3. Beperkte interactie in bepaalde systemen

In setups waarbij de Peppol-integratie via het accountantskantoor verloopt, ontbreekt soms de mogelijkheid om intern opmerkingen toe te voegen of facturen te annoteren vóór verwerking. Dit bemoeilijkt de interne controleflow en verhoogt afhankelijkheid van externe communicatie (bv. e-mail), wat inefficiënt en foutgevoelig kan zijn.

‍

4.Aanbevolen beheersmaatregelen

Voor CFO’s is het cruciaal om e-facturatie te kaderen binnen een robuust controleproces. Volgende principes zijn essentieel:

1. Zorg dat inkomende facturen eerst worden gevalideerd vóór automatische verwerking. Dit kan via een e-facturatieplatform of binnen de boekhoudsoftware zelf.
   ‍
2. LeverancierscontroleVerifieer of de afzender overeenkomt met een gekende en goedgekeurde leverancier (vendor master data).
3. Controleer kerngegevens zoals bedrag, btw, factuurdatum en omschrijving. Afwijkingen moeten worden geblokkeerd voor verdere verwerking.
   ‍
4. GoedkeuringsworkflowImplementeer een duidelijke interne goedkeuringsstap (bijv. budgethouder of aankoopverantwoordelijke) vóór boeking en betaling.
5. Zorg voor een gestructureerde communicatiestroom met de externe accountant, zodat uitzonderingen of correcties tijdig worden behandeld.

Conclusie‍

Hoewel e-facturatie een belangrijke stap is richting digitalisering en efficiëntie, blijft menselijke en procesmatige controle onmisbaar. Automatisering zonder adequate checks creëert financiële en operationele risico’s. Een goed ingericht controlemechanisme vóór verwerking is daarom geen optie, maar een vereiste voor degelijk financieel beheer.