.svg)
EN
EN
De opmars van e-facturatie tussen ondernemingen verhoogt de efficiëntie van financiële processen aanzienlijk. In veel organisaties worden inkomende facturen vandaag automatisch via Peppol doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Hoewel dit operationele voordelen biedt, creëert het tegelijk nieuwe risico’s die vanuit financieel management niet mogen worden onderschat.
.png)
1. Lage toetredingsdrempel tot uw factuurstroom
Het ondernemingsnummer fungeert binnen Peppol als unieke identificatie om facturen te ontvangen. In de praktijk betekent dit dat elke partij met toegang tot dat nummer – publiek beschikbaar – een factuur kan verzenden naar uw organisatie. De toegang tot uw inkomende factuurkanaal is dus relatief open, zonder voorafgaande validatie van de afzender.
2. Automatisering zonder controle verhoogt risico’s
Wanneer e-facturen zonder tussenkomst automatisch worden verwerkt in de boekhouding, ontstaat een kwetsbaarheid in het procure-to-pay proces. Typische risico’s zijn:
Zonder voorafgaande controle kunnen dergelijke facturen leiden tot onterechte betalingen, correcties achteraf en reputatie- of complianceproblemen.
3. Beperkte interactie in bepaalde systemen
In setups waarbij de Peppol-integratie via het accountantskantoor verloopt, ontbreekt soms de mogelijkheid om intern opmerkingen toe te voegen of facturen te annoteren vóór verwerking. Dit bemoeilijkt de interne controleflow en verhoogt afhankelijkheid van externe communicatie (bv. e-mail), wat inefficiënt en foutgevoelig kan zijn.
4.Aanbevolen beheersmaatregelen
Voor CFO’s is het cruciaal om e-facturatie te kaderen binnen een robuust controleproces. Volgende principes zijn essentieel:
Conclusie
Hoewel e-facturatie een belangrijke stap is richting digitalisering en efficiëntie, blijft menselijke en procesmatige controle onmisbaar. Automatisering zonder adequate checks creëert financiële en operationele risico’s. Een goed ingericht controlemechanisme vóór verwerking is daarom geen optie, maar een vereiste voor degelijk financieel beheer.
.svg)
No news, good news!
The law states that any undisputed invoice can be considered an accepted invoice and must therefore be paid by the customer. At least if you invoice a company, because different principles apply to invoices to private individuals. However, traders must protest the invoice in question within a reasonable period of time if they plan not to pay it.
Exactly what that reasonable period entails is not specified, but in practice, a period of approximately 2 weeks after receipt of the invoice is considered fair for timely protest (slightly longer for complex invoices).
The dispute can also take place in various ways, for example by registered mail or by e-mail. In any case, it's not a bad thing to mention in your Terms and Conditions how and when customers can protest invoices.
So far the formalities, but what if your customer disputes your invoice?
14/05/2025
You will receive an invoice from a supplier for a delivery four years ago. Isn't that a bit long ago, do you still have to pay for it? What exactly does that work and what did the judge think of it in the end?
10/06/2025
Your supplier charges you too much on their invoice, so you protest that invoice. So do you also have to indicate how much you want to pay? Is it best to pay that part in advance or is it better not to pay anything yet?
26/05/2025
Nearly fell off your chair scrolling through our website and missed the demo buttons? No worries. Send us your question using the form and we’ll get back to you as soon as possible.
.svg)
.svg)
.svg)