Hoe u zo goed mogelijk wapenen tegen factuurfraude?

Het aantal gevallen van factuurfraude is weer sterk gestegen in 2020, zo stelde de FOD Economie onlangs. Hoe kunt u die fraude trachten te voorkomen en wat kunt u doen als u toch het slachtoffer geworden zou zijn?

Factuurfraude

Stijging van 70% in 2020. Factuurfraude is niet nieuw, maar jammer genoeg blijft het aantal meldingen ervan bij de FOD Economie stijgen. Zo kreeg de Economische Inspectie 369 meldingen van factuurfraude in 2020. Dat is een stijging van 70% t.o.v. 2019.

Steeds vaker digitale fraude. 

Door bv. uw mailbox te hacken, kunnen oplichters het rekeningnummer van al uw uitgaande elektronische facturen aanpassen of wordt er gebruikgemaakt van een vals e-mailadres dat heel erg lijkt op het uwe zodat uw klanten al heel erg bij de pinken moeten zijn om het verschil te zien.

Hoe u zo goed mogelijk wapenen?

Rekeningnummer altijd dubbelchecken. Het klinkt de logica zelve, maar het gebeurt in de praktijk te weinig. Krijgt u (voor het eerst) een factuur van een leverancier of is er sprake van een factuur waarvan het rekeningnummer afwijkt van het rekeningnummer in uw boekhoudpakket, check dat dan zeker. Hetzelfde geldt als u via e-mail een factuur ontvangt. Controleer dan of het e-mailadres wel degelijk dat van uw leverancier is of bel hem om te vernemen dat de mail van hem komt.

Dat kan door het rekeningnummer op de factuur te vergelijken met dat op de bestelbon of de website van de leverancier. Bij twijfel kunt u uw leverancier ook om de telefonische bevestiging vragen van het rekeningnummer.

Interne controle inbouwen. Elke factuur die u ontvangt, keurt u het best ook ‘voor ontvangst’ goed of laat u goedkeuren door de persoon die de goederen/diensten besteld heeft.

Protesteer de factuur onmiddellijk aangetekend als er een probleem is. Anders wordt u geacht de factuur aanvaard te hebben en moet u ze in principe betalen, ook al werden de goederen of diensten nooit geleverd.

Toch het slachtoffer geworden?

Factuur dan twee keer betalen? Betaalde u de factuur van uw leverancier op een vals rekeningnummer, dan riskeert u de factuur nog eens te moeten betalen en dit dan op het juiste rekeningnummer van uw leverancier. Er geldt nu eenmaal een regel die zegt: “qui paie mal, paie deux fois”.

U kunt hieraan eventueel ontsnappen als u kunt aantonen dat uw leverancier een fout beging, maar in de praktijk zal dat bewijs niet gemakkelijk te leveren zijn. Een geval waarin u bv. zo’n fout kunt inroepen, is dat waarbij uw leverancier al wist dat er sprake was van factuurfraude met bepaalde van zijn facturen, maar hij zijn klanten daarvan niet verwittigde.

Bank inschakelen. Ontdekt u dat u het slachtoffer bent van factuurfraude, contacteer dan uw eigen bank en de bank waarnaar u het geld overschreef. Als het geld nog niet verdween van de rekening van de bestemmeling, kan dat misschien nog gerecupereerd worden. Werkt de bank niet mee (en gaat het over een groot bedrag), dan kunt u eventueel een beslag overwegen op de rekening van de bestemmeling.

Als een klant ú dus laat weten dat een van uw facturen vervalst werd, dan contacteert u toch het best alle klanten aan wie u in dezelfde periode gefactureerd heeft, om hen op de fraude te wijzen!

U kunt het probleem verder melden via het online meldpunt ( https://meldpunt.belgie.be/meldpunt/ ). Leg ook een strafklacht neer bij de politie of het parket.